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DIGITALISIERUNG VOUCHERHANDLING – EINFACH, EFFIZIENT UND PAPIERLOS IM TOURISMUS

Die Jungfraubahn-Gruppe ist ein führendes touristisches Unternehmen und das bedeutendste Bergbahnunternehmen der Schweiz. Die Jungfraubahn Holding AG umfasst elf Tochtergesellschaften und ist an der Schweizer Börse SIX kotiert. Als Haupttätigkeit betreibt die Gruppe Ausflugsbahnen und Wintersportanlagen in der Jungfrau Region. Das Jungfraujoch – Top of Europe ist das ertragsstärkste Segment der Gruppe. Kern dieses Segments ist die höchstgelegene Eisenbahnstation Europas auf 3‘454 Metern über Meer, gelegen innerhalb des UNESCO Welterbes SCHWEIZER ALPEN Jungfrau-Aletsch.

Um Synergien zu nutzen, bilden die Jungfraubahn Holding AG und die Berner Oberland-Bahnen AG eine Allianz JUNGFRAU – Top of Europe. Die Berner Oberland-Bahn ist ein regional verankertes Transportunternehmen, das sich primär dem Service Public verpflichtet fühlt. Das Kerngeschäft ist die Vermarktung der zwei Bereiche Berner Oberland-Bahn und Schynige Platte-Bahn.

Die Jungfraubahnen arbeiten mit sehr vielen Tour-Operators aus Asien zusammen. Sobald die Reisenden die Schweiz besuchen, investieren zwei Mitarbeiter der Jungfraubahnen sehr viel Zeit und Energie in die manuelle Prüfung von Papier-Vouchers aus der ganzen Welt, um am Schluss die Reisen abrechnen zu können. Zeig uns einerseits wie eine digitale Version des Vouchers im Tourismus aussehen könnte, und hilf andererseits konkret den beiden Mitarbeiter der Jungfraubahnen sich um interessante neue Freizeitideen kümmern zu können, anstatt aufwändige manuelle Kontrollen von Papierbergen vornehmen zu müssen, indem die Vouchers automatisch erkannt, interpretiert und geprüft werden können. Spannende Herausforderungen im Bereich Aritifical Intelligence, Bild/Texterkennung, Machine Learning erwarten dich.

KONTEXT UND HINTERGRUND

Das Neue Vertriebssystem (NVS) der Jungfraubahnen ist das zentrale System für den Verkauf der verschiedenen Produkte. In dieser digitalen Lösung werden die Produkte erfasst, verwaltet und den verschiedenen Systemen im Umfeld wie den Kassen an den Schaltern, dem Webshop, den Ticketautomaten und der B2B-Reseller Lösung automatisch zugespielt. Bei einem Verkauf werden alle Daten inkl. Kunde, Tarif, Reisedatum etc. im gleichen System gespeichert.

Die Jungfraubahnen arbeiten stark mit Tour-Operators (TO) aus der ganzen Welt zusammen, die meisten sind in Asien. Diese TOs bieten sowohl Gruppen- wie auch Individualreisen für Free Individual Travelers (FIT) an. Diese Touren können Transport-, Adventure-, Gastro- und andere Leistungen umfassen und werden dem Tour-Guide wie auch dem FIT mittels Voucher mit einem Tourcode vermittelt.

BESCHREIBUNG DES PROBLEMS

Die Tour-Operators sind in der Gestaltung ihrer Voucher frei. Die von den Tour-Operators ausgestellten Voucher liegen letztlich immer in Papierform vor, auch wenn sie teilweise durchaus elektronisch übermittelt werden. Sie müssen ausgedruckt und an unseren Verkaufsschaltern in Tickets umgetauscht werden. Dem Tour-Operator werden diese Tickets in Rechnung gestellt und für seine Leistung eine Provision abgerechnet. Der Voucher dient somit als Zahlungsmittel vor Ort. Als Wiedererkennung zwischen abgegeben Voucher und Ticketpositionen auf der Rechnung dient der Tourcode.

Aktuell existieren über 330 Voucher-Templates, so vielfältig unsere Tour-Operators sind, so vielfältig sind auch die ausgestellten Voucher.

Ablauf eines Voucher-Verkaufs

  • Der Tour-Operator stellt einen mehr oder weniger nach seinen Vorstellungen gestalteten Voucher aus. Dieser Voucher enthält den Namen/Logo des Tour-Operators, das Reisedatum, die Anzahl und Art (Erwachsene, Kinder) der Reisenden und den Tourcode. Somit kann der Tour-Operator oder das Reisebüro auch ohne eigenes Vertriebssystem oder Schnittstellen zu den Jungfraubahnen sehr einfach eigene Voucher ausstellen. Die Voucher haben kein konkretes Reisedatum. Der Kunde kann dies vor Ort frei wählen.Gerade bei Gruppen ändert sich die Anzahl Reisende vor Ort deshalb sehr kurzfristig.
  • Der Tour-Guide oder der FIT-Kunde erscheint an einem unserer Verkaufsschalter und löst den Voucher ein. Das Schalterpersonal muss den Voucher erkennen, verifizieren und die entsprechenden Tickets ausgeben, welche die Erstellung der entsprechenden Verkaufsdatensätze in unserem NVS auslösen, dabei wird auch ein Ausgabebeleg erstellt und ausgedruckt.
  • Jeden Abend stellt das Schalterpersonal alle eingelösten Voucher und Ausgabebelege mittels interner Post den Produktmanagern in der Direktion zu.
  • Jeden Morgen kontrollieren die Produktmanager die Voucher mit dem Ausgabebeleg auf die Richtigkeit und legen diese, wenn korrekt, im Hängeregister ab. Falschausgaben werden durch die Verkaufsstelle oder das Product Management korrigiert.
  • Die korrekten Transaktionen (Voucher und Verkaufsbeleg) werden monatlich in Rechnung gestellt und die Provision abgerechnet.
  • Am Ende des Monats werden dann noch alle Papier-Vouchers physisch zusammengepackt und via Air-Mail in einem zuweilen bis zu 2 kg schweren Paketen nach z.B. Südkorea versendet.

Wie kann dieser ineffiziente Prozess optimiert werden und für alle Beteiligten einfacher und weniger fehleranfällig gemacht werden? Zeigt uns mit eurer Lösung, wie die digitale Version eines Vouchers im Tourismus aussehen soll.

Die zukünftige Lösung soll den ganzen Abwicklungsprozess abbilden. Vom Produktmanagement, Marketing, Ausstellung der Vouchers bis zu deren Einlösung und Abrechnung der Provisionen. Wobei die Papierverarbeitung in einem ersten Schritt nicht eliminiert, aber der Ablauf nach Abgabe am Schalter stark vereinfacht werden kann.